FRANCE : Légalisation et apostille : création de la base de données nationale des signatures publiques

Arrêté du 25 mars 2025 portant création d'un traitement de données à caractère personnel dénommé « base de données nationale des signatures publiques » prévu par le décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021 modifié relatif à la légalisation et à l'apostille des actes publics établis par les autorités françaises

Publics concernés : autorités publiques et le Conseil supérieur du notariat.
Objet : création d'un traitement de données à caractère personnel permettant d'enregistrer les données, signatures et sceaux des autorités publiques délivrant des actes publics en France en vertu des dispositions du chapitre III du décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021. Le présent arrêté crée un traitement de données, liste les données collectées et fixe les modalités de ce traitement, en application du chapitre III du décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021 relatif à la légalisation et à l'apostille des actes publics établis par les autorités françaises.
Entrée en vigueur : le texte entre en vigueur le lendemain de sa publication au Journal officiel de la République française.
Application : le présent arrêté est un texte autonome.

Le ministre d'État, garde des sceaux, ministre de la justice,
Vu la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers ;
Vu le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu l'ordonnance n° 2020-192 du 4 mars 2020 portant réforme des modalités de délivrance de la légalisation et de l'apostille ;
Vu le décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021 modifié relatif à la légalisation et à l'apostille des actes publics établis par les autorités françaises, notamment son article 6 ;
Vu l'arrêté du 7 avril 2023 modifié portant désignation des présidents des conseils régionaux ou interrégionaux de notaires, des établissements d'utilité publique faisant fonction de conseil régional et de leurs délégués pour accomplir les formalités de la légalisation et de l'apostille conformément à l'article 5-2 de l'ordonnance n° 45-2590 du 2 novembre 1945 relative au statut du notariat,
Arrête :

Article 1

Il est créé un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « base de données nationale des signatures publiques », placé sous la responsabilité du Conseil supérieur du notariat.
La constitution et la gestion de cette base a pour finalité de permettre la vérification de la véracité de la signature, de la qualité en laquelle le signataire de l'acte a agi, et, le cas échéant, de l'identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu, par les autorités compétentes visées aux articles 4 et 5 du décret du 17 septembre 2021 susvisé pour leur permettre d'accomplir les formalités d'apostille et de légalisation des actes publics.

Article 2

Sont enregistrées dans le traitement mentionné à l'article 1er, dans la mesure où elles sont nécessaires à la poursuite de ses finalités, les données à caractère personnel et les informations suivantes relatives aux signataires des actes publics :

- le nom, le(s) prénom(s) et la qualité du signataire ;
- l'adresse électronique professionnelle ;
- l'autorité publique de rattachement ;
- la date à laquelle le signataire a obtenu la qualité lui permettant d'apposer sa signature ;
- la date à laquelle le signataire a cessé d'avoir la qualité lui permettant d'apposer sa signature ;
- la signature manuscrite ;
- le timbre ou le sceau accompagnant cette signature ;
- s'agissant des commissaires de justice signataires d'actes publics, l'identifiant professionnel.

Article 3

Seuls ont accès au traitement, à raison de leurs attributions et dans la limite du besoin d'en connaître :

- les agents des autorités publiques délivrant les actes publics énumérés à l'article 2 du décret du 17 septembre 2021 susvisé pour l'alimentation et l'actualisation des données figurant dans la base ;
- les autorités compétentes pour la délivrance des apostilles et légalisations mentionnées dans l'arrêté du 7 avril 2023 modifié susvisé et les agents affectés au traitement des demandes d'apostille ou de légalisation des actes publics et habilités par ces autorités compétentes.

Article 4

Les données à caractère personnel et les informations mentionnées à l'article 2 sont conservées en base active pendant une durée de cinq ans à compter de la date à laquelle le signataire a cessé d'avoir la qualité lui permettant d'apposer sa signature.
A l'issue de cette durée de conservation, les données sont conservées en base d'archive intermédiaire pendant une durée de cinq ans, puis sont supprimées.
Par exception à l'alinéa précédent, les données concernant les signataires de diplômes sont conservées en base d'archive intermédiaire pendant quarante-cinq ans et les données concernant les signataires d'actes authentiques pendant soixante-dix ans, puis sont supprimées.

Article 5

Les droits d'accès et de rectification, prévus aux articles 15 et 16 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 susvisé, s'exercent auprès du Conseil supérieur du notariat.
Le droit à l'effacement ne s'applique pas au présent traitement, en application des dispositions du b du 3° de l'article 17 du même règlement.
Le droit à la limitation du traitement ne s'applique pas en application du j du 1° de l'article 23 du même règlement.
Le droit d'opposition ne s'applique pas au présent traitement.

Article 6

Les opérations de création, modification, suppression et consultation font l'objet d'un enregistrement dans le traitement précisant la qualité de la personne ou de l'autorité y ayant procédé ainsi que la date, l'heure et l'objet de l'opération. Ces données sont conservées pendant une durée de six mois.

Article 7

Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.

Fait le 25 mars 2025.

Pour le ministre et par délégation :
La directrice des affaires civiles et du sceau,
V. Delnaud